|
Prijaté dokumenty
ako napríklad objednávky, zmluvy či faktúry sú najskôr skenované
a následne elektronicky archivované v Centre zdieľania dokumentov.
Následne sú v elektronickej podobe pripojené k zodpovedajúcim záznamom
v Byznyse, a to vrátane nastavenia prístupových práv. Vďaka tomu
môžu oprávnení užívatelia všetky dokumenty jednoducho prezerať
a ďalej s nimi pracovať bez ohľadu na to, či sú v sídle firmy,
na pobočke, či vzdialene pripojení. Papierový originál možno v
prípade potreby vyhľadať v archíve podľa čiarového kódu, ktorým
je dokument pri skenovaní automaticky označený. Pri skenovaní sú
dokumenty pripravené i pre fulltextové vyhľadávanie, čo je v porovnaní
s prehľadávaním papierového archívu veľký krok dopredu. „Hlavným prínosom
Byznys DMS je bezpochyby prehľadný a efektívny pohyb všetkých dokumentov
organizácie. Napríklad pri schvaľovaní faktúr Byznys DMS nielen
výrazne zjednoduší prácu na jednotlivých miestach procesu, ale
odstráni aj časové omeškania tým, že v každom kontrolnom bode
definuje náhradníka, ktorý v prípade potreby preberá zodpovednosť,“
približuje Alexandr Gonyšev, obchodný riaditeľ Gosvo SK, spol. s
r.o., a pokračuje: „Ak nie je odsúhlasenie uskutočnené v predpísanom
termíne, je spustená kontrola, ktorá upozorní zodpovedného manažéra.
To zamedzí ďalším nákladom napríklad v podobe penalizácie oneskorenej
úhrady faktúry a podobne." To môže potvrdiť
aj jeden z prvých užívateľov riešenia Byznys DMS, spoločnosť
Signum zaoberajúca sa žiarovým a odstredivým zinkovaním. „Modul
na skenovanie dokumentov a ich automatické zaraďovanie do evidencie
prijatej korešpondencie pomáha pri distribúcii a schvaľovaní dokumentov
v rámci rozsiahleho areálu spoločnosti Signum, a to vrátane vzdialených
pobočiek. V každom okamihu je jasné, u koho dokument čaká na schválenie
a kým už bol schválený. Táto evidencia je potom kľúčová predovšetkým
u prijatých faktúr,“ vysvetľuje Libor Dobšík, správca systému
Byznys v spoločnosti Signum. Elektronické
spracovanie tiež zamedzuje fyzickému poškodeniu dokumentu, pretože
fyzicky doručené dokumenty sú po doručení odovzdané
priamo ekonomickému oddeleniu na archiváciu, a tým sa výrazne znižuje
riziko ich zničenia pri obehu po firme. Po jednotlivých kontrolných
bodoch už faktúra obieha len v elektronickej podobe. „Pilotné projekty
potvrdili vysokú efektivitu a robustnosť riešení. Okamžitý prístup
užívateľov k prvotným dokladom bez rizika poškodenia či neoprávneného
prístupu vedie ku zrýchleniu a sprehľadneniu informačných tokov
vo firme a úspore prevádzkových nákladov,“ popisuje Alexandr Gonyšev. Na vývoji riešení
sa tiež podieľala spoločnosť Amcobex Information Technologies,
ktorá sa postarala predovšetkým o hardvérovú podporu
modulu Byznys DMS. „Systém obsahuje ako skenovaciu základňu, tak
aj sofistikovaný softvér na vyťažovanie, indexáciu a vyhľadávanie
akéhokoľvek dokumentu v nadväznosti na ERP triedy Byznys,“ hovorí
Ivan Slavíček, riaditeľ spoločnosti Amcobex, a dodáva: „Užívatelia
tak majú k dispozícii efektívne a vysoko výkonné riešenie pre
elektronické spracovanie papierových dokumentov rôznej proveniencie,
a to ich zbaví starostí so zložitou agendou bez ohľadu na veľkosť
firmy.“ Spoločnosť Amcobex
je vyspelá a stabilná spoločnosť poskytujúca od roku 1993 na českom
trhu služby v oblasti informatiky. Patrí do nadnárodnej skupiny Compeco
a ako IBM Business Partner navrhuje riešenia prevažne na platformách
IBM Systems (System i, System p) a System x. Súčasťou služieb Amcobexu
je tiež outsourcing správy počítačových sietí. Spoločnosť Gosvo
a jej dcérska spoločnosť Gosvo SK sú distribútorom podnikových
informačných systémov triedy Byznys pre Moravu a Slovensko, centrála
je v Brne, dcérska spoločnosť sídli v Trenčíne. Dodávkami a
implementáciou
sa zaoberá od roku 1994. Medzi zákazníkov Gosva patrí napr. AZ Klima,
Signum, Thermona, Tondach Česká republika a veľa ďalších.
Zdroj:
Gosvo SK
Autor: admin
|
Svisiace odkazyNajtanej lnok na tmu Gosvo: CTW Toys rozšíril svoj ERP o elektronické spracovanie objednávok od odberateľov Hodnotenie lnkuHlasov: 0 Monosti |
